HỆ THỐNG QUẢN LÝ – TỰ ĐỘNG HOÁ DOANH NGHIỆP
Rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay vẫn còn sa đà vào việc giải quyết sự vụ, thiếu thời gian cho việc hoạch định và xây dựng Tầm nhìn. Lý do chung là họ thiếu Hệ thống Quản lý, dẫn đến mọi hoạt động đều phải kết nối trực tiếp đến lãnh đạo cấp cao. Nếu không điều hành bằng hệ thống bạn sẽ mãi phụ thuộc vào từng con người cụ thể và đừng mong “sếp đi chơi, việc vẫn chạy”.
Hệ thống quản lý – “Xương sống” của doanh nghiệp
Theo BGS Global Leadership Institute Hệ thống Quản lý là tất cả những hệ thống liên quan đến chính sách, quy định, quy trình. Để xây dựng Hệ thống Quản lý, đầu tiên bạn cần xây dựng nguyên tắc quản trị, quy định tổ chức và hoạt động của công ty. Nguyên tắc quản trị thể hiện rõ các thông tin quan trọng của hệ thống quản trị toàn công ty, từ quy định về tổ chức đến các hoạt động, làm cơ sở để triển khai các chính sách cụ thể.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, những tư tưởng của lãnh đạo cấp cao đều phải được triển khai thành các chính sách như: chính sách tài chính, chính sách nhân sự, chính sách kinh doanh, chính sách thương hiệu, chính sách lương thưởng,… Những chính sách này chính là tư tưởng quản trị của bạn và cần được viết ra thành định hướng phát triển trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Trong hệ thống quy trình, bạn cần quan tâm đặc biệt đến quy trình liên phòng ban. Quy trình này được xem là quan trọng nhất trong hệ thống quy trình của doanh nghiệp, thể hiện sự phối hợp của tất cả các phòng ban, bộ phận trong toàn công ty. Với quy trình này, tất cả các công việc lớn của công ty, chuỗi giá trị của công ty đều được xâu chuỗi lại để tất cả các thành viên của từng phòng ban phối hợp với nhau tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn.
Khi xây dựng các quy trình liên phòng ban, bạn không nên tham gia cụ thể. Hãy lùi ra xa để nhìn lại, hãy đứng trên cao để có tầm nhìn bao quát. Khi đó, bạn sẽ phát hiện ra những điều không phù hợp của cả hệ thống để quyết định sắp xếp, điều chỉnh lại theo hướng đơn giản, tiết kiệm và hiệu quả hơn.
Đừng hiểu sai về chuyển đổi số
Nhiều doanh nghiệp cho rằng, chuyển đổi số bắt buộc phải cần nhiều tiền, phải sử dụng phần mềm… nên không ít công ty đã mua phần mềm hoành tráng hoặc huy động cả đội ngũ quản lý vào xây dựng phần mềm.
Trong kinh doanh, muốn kiếm tiền phải biết xài tiền. Chi cái nào cũng có thể là lãng phí, nếu bạn không biết cách chi. Do vậy, cần hiểu đúng về chuyển đổi số.
Có 5 bước cơ bản để bắt đầu quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp:
- Xác định vấn đề – tìm vấn đề cần cải tiến
- Đánh giá sẵn sàng – đánh giá mức độ sẵn sàng dựa trên con người và dữ liệu
- Rà soát quy trình – chuẩn hóa quy trình
- Xác định giải pháp – xây dựng hệ thống, sử dụng phần mềm
- Tăng cường cam kết – xây dựng văn hoá tôn trọng và cam kết.
Chuyển đổi số hiểu theo nghĩa thông thường là tìm các giải pháp mới để số hoá các công việc, thói quen, quy trình thủ công hiện nay. Thông qua việc thay đổi hành vi, văn hoá, mô hình kinh doanh việc chuyển đổi số sẽ phát huy hiệu quả, nhằm mang lại những trải nghiệm xuất sắc dành cho khách hàng. Sau quá trình chuyển đổi hãy quyết định có sử dụng phần mềm hay không và sử dụng phần mềm nào sẽ giúp bạn chuyển đổi thành công.
Công nghệ hóa quy trình – Càng nhanh càng hiệu quả
Xã hội phát triển, kéo theo công nghệ phát triển và doanh nghiệp cũng được hưởng lợi từ quá trình phát triển đó. Nếu doanh nghiệp đã có quy trình hay phần mềm, nhưng khả năng ứng dụng của nhân viên chưa đồng bộ thì bạn phải tập trung cho việc đào tạo.
Đào tạo ứng dụng là một trong những bước không thể thiếu trong quá trình hoàn thiện các quy trình. Trước khi đưa quy trình vào ứng dụng, thì việc đầu tiên bạn phải làm cho đội ngũ của mình hiểu rõ về quy trình và tạo sự hứng khởi cho họ. Hãy để họ tự đặt câu hỏi và tự trả lời xem tại sao công ty phải áp dụng quy trình mới.
Bạn không thể hiểu hết suy nghĩ, tư tưởng của từng nhân viên. Nhưng nếu mọi sự cải tiến, sáng tạo đều bắt đầu từ chính nhân viên thì bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được tư tưởng, suy nghĩ của họ. Như vậy, công việc ứng dụng quy trình chắc chắn sẽ hiệu quả hơn.
Mô hình kinh doanh được xây dựng và phát triển ổn định cũng nhờ quy trình được chuyển hóa. Công việc sự vụ của bạn sẽ giảm đi đáng kể nhờ chuẩn hóa quy trình. Việc ứng dụng quy trình sẽ giúp bạn bước lên một đẳng cấp mới trong điều hành và quản trị doanh nghiệp.
Xây dựng quy trình, hệ thống là điều tất yếu phải làm trong quá trình vận hành kinh doanh. Đừng chần chừ, bạn quyết định càng nhanh thì hiệu quả càng lớn. Những chuyến du lịch bên gia đình đang chờ bạn. Người thân đang chờ bạn dành thời gian cho họ và cho chính bạn. Công nghệ hóa quy trình, hệ thống sẽ giúp bạn đạt được ước mơ “sếp đi chơi, việc vẫn chạy”.
Thay đổi hệ thống quản lý ngay hôm nay với khóa học “Business Process Efficiency – Hệ thống quy trình hiệu quả” với 3 buổi học sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của hệ thống quản lý, chuẩn hóa quy trình liên phòng ban – từng phòng ban và cách ứng dụng chuyển đổi số trong hệ thống quản lý.
Xem chi tiết khóa học “Business Process Efficiency – Hệ thống quy trình hiệu quả”: Tại đây.
BGS Global Leadership Institute.
