CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP – ĐỪNG ĐỂ NHÀ NGHIÊNG KHI TRỤ KHÔNG VỮNG

Doanh nghiệp của bạn có đang gặp những vấn đề sau: các phòng ban phối hợp với nhau không tốt, nhân viên thiếu sáng tạo, tính trách nhiệm không cao, công việc chồng chéo. Nếu như vậy, đã đến lúc bạn phải nghĩ đến việc cấu trúc lại.

Xác định tư thế của bạn – Những người chủ doanh nghiệp

Bạn hãy tự đặt một loạt câu hỏi như sau:

Cơ cấu nào phù hợp với Tầm nhìn của doanh nghiệp?.
Cơ cấu nào phù hợp với hoạt động của công ty trong vòng 3 năm tới?.
Cơ cấu nào tạo tính ổn định cho doanh nghiệp?
Cơ cấu nào giúp bạn làm định biên nhân sự tốt nhất?.
Cơ cấu nào tải nổi khối lượng công việc bạn đã hoạch định?
Cơ cấu nào không chồng chéo chức năng?.

Cứ thế, rất nhiều câu hỏi sẽ được đặt ra khi bạn chưa nắm rõ phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức.

Bí quyết khi xây dựng cơ cấu tổ chức mà BGS Global Leadership Institute muốn chia sẻ với bạn là phải bám sát tầm nhìn 5 năm đã hoạch định, không “liếc ngang, liếc dọc”, không ngoái lại phía sau. Bạn hãy đặt mình vào vị trí người quan sát từ bên ngoài và hãy đứng từ trên cao để nhìn xuống doanh nghiệp của mình để có cái nhìn đa chiều, khách quan.

Các bước để xây dựng cơ cấu tổ chức

Theo BGS Global Leadership Institute để xây dựng được cơ cấu tổ chức hoàn thiện, các doanh nghiệp cần thực hiện 5 bước sau đây:

Phân tích chuỗi giá trị

Value Chain là một chuỗi các hoạt động giúp tăng giá trị cho sản phẩm thông qua từng bước của quy trình cho đến khi tới tay người tiêu dùng. Value Chain tập trung chủ yếu vào việc cung cấp và gia tăng giá trị sản phẩm, dịch vụ. Value Chain bắt đầu từ yêu cầu của khách hàng và kết thúc với thành phẩm được tạo ra cùng với giá trị mà khách hàng sẵn sàng chi trả.

Xây dựng ngôi nhà quản trị

Khi nói đến cấu trúc là nói đến cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Trong đó, bao gồm chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, danh sách chức danh của toàn công ty, bảng mô tả công việc của từng vị trí.

Không ai khác, là người lãnh đạo, bạn yêu cầu đội ngũ quản lý cấp trung phân tích chuỗi giá trị, sau đó chính bạn tự phác thảo ra “Ngôi nhà quản trị” của doanh nghiệp mình.

Vậy doanh nghiệp bạn có bao nhiêu phòng ban là hiệu quả? Để trả lời câu hỏi này thì chính bạn phải phác thảo được “Ngôi nhà quản trị”. Nói cách khác, bạn phải đóng vai trò của một kiến trúc sư trưởng trong việc thiết kế cấu trúc doanh nghiệp. “Ngôi nhà quản trị” chính là bức tranh cụ thể và sống động nhất về cấu trúc của doanh nghiệp. Trong đó, những chức năng cơ bản sẽ được thể hiện theo chuỗi giá trị của công ty.

Lập sơ đồ tổ chức

Sau khi “Ngôi nhà quản trị” được thiết kế chính là lúc bạn bắt tay xây dựng Sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp của mình. Xây dựng Sơ đồ tổ chức thường bắt đầu từ việc xem xét sơ đồ hiện tại, đánh giá điểm mạnh – điểm yếu trong công tác điều hành.

Việc rút ra những vấn đề còn tồn đọng (mang tính mấu chốt), đánh giá nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp, xem xét mục tiêu mong đợi sẽ là cơ sở để bạn thiết lập Sơ đồ tổ chức mới cho doanh nghiệp.

Khi xây dựng Sơ đồ tổ chức theo chức năng, đòi hỏi bạn phải có quy tắc phối hợp giữa các phòng ban và trong mỗi phòng ban. Định biên bao nhiêu nhân sự trong mỗi phòng ban là phù hợp để đạt được mục tiêu trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp cũng là bài toán bạn phải tính kỹ.

Phân định trách nhiệm

Khi cấu trúc được thể hiện bằng Sơ đồ tổ chức, có chức năng nhiệm vụ, chúng ta sẽ xác định danh sách chức danh và mô tả công việc cho từng vị trí. Mỗi khối, mỗi phòng, mỗi ban chỉ nên có một người chịu trách nhiệm. Nếu có hơn một người chịu trách nhiệm cho một chức năng, có nghĩa là sẽ không có người chịu trách nhiệm.

Xây dựng chức năng nhiệm vụ: dành cho tất cả các phòng ban, để biết rõ những chức năng và nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của từng phòng ban là gì, cơ chế phối hợp ra sao giữa các chức năng với nhau. Các phòng ban chức năng không hoạt động độc lập mà luôn được điều hành bởi Phó tổng giám đốc phụ trách khối hoặc Giám đốc điều hành tùy theo cơ cấu và quy mô công ty.

Mô tả công việc của từng vị trí

Mô tả công việc dành cho từng vị trí chức danh cụ thể, không chồng chéo. Khi mỗi nhân viên đều có bản mô tả công việc rõ ràng, có ngân hàng KPI để đánh giá hiệu quả thì họ sẽ hiểu rõ mình có nhiệm vụ gì và cần phải làm như thế nào để đạt mục tiêu.

Một mục tiêu công việc mà quá nhiều nhân viên cùng tham gia thì chắc chắn tính trách nhiệm của từng cá nhân sẽ không cao. Một nhân viên mà có hai sếp quản lý là sai lầm. Một người quản lý mà trực tiếp quản lý quá tám đầu mối cấp dưới (nhân viên) là bắt đầu xuất hiện sự bất ổn.

Nhằm giúp các chủ doanh nghiệp và đội Core Team giải quyết những khó khăn trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức và nâng cao năng lực quản trị toàn diện, BGS Global Leadership Institute đã thiết kế khóa học “Mini MBA For Core Team – Khai phóng năng lực quản trị” với 9 buổi học với 7 nội dung chính sau: Tầm nhìn và chiến lược; Xây dựng cơ cấu tổ chức; Xây dựng kế hoạch thực thi; Chiến lược Sales & Marketing; Xây dựng đội ngũ; Hệ thống quy trình vận hành và BSC-KPI.

Tham khảo chi tiết khóa học: Tại đây.

BGS Global Leadership Institute.